Ce poste, basé à Orsay (91), est à pourvoir en CDI à temps plein et en présentiel.
Votre rôle sera de veiller au bon fonctionnement administratif du bureau commercial et à la coordination de la maintenance des espaces et du matériel en relation avec le propriétaire, les prestataires, fournisseurs et le service IT.
Rattaché(e) au Directeur Général, vous aurez pour mission d’accomplir les tâches suivantes :
- Réception des appels téléphoniques
- Traitement du courrier entrant et sortant.
- Accueil des interlocuteurs de l’entreprise : client, visiteur, salarié…
- Organisation des réunions internes
- Accueil des nouveaux salariés. Gestion des process on-boarding et off-boarding.
- Gestion des absences, congés et RTT
- Gestion des Tickets Restaurant
- Gestion du parc Automobiles, des dossiers d’assurance et des contraventions
- Gestion des services généraux (entretien et maintenance des locaux, alarme sécurité, maintenance extincteurs, Apave…)
- Suivi et négociation des contrats de prestataires
- Gestion des achats (téléphonie, fournitures de bureau, matériel informatique…)
- Contrôle des factures
- Médecine du travail
- Formation – Interface avec les organismes de formation OPCO2i
- Gestion des déplacements professionnels
- Gestion des notes de frais
- Archivage
- Interface avec le Service Comptabilité et le Service Ressources Humaines - Elaboration et suivi des tableaux de bord, reportings, budget etc.
Votre profil :
- Bac + 2 minimum, BTS Assistant Manager, BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou diplôme équivalent.
- 2 années d’expérience
- Anglais courant.
- Très bon communicant(e) / être à l'écoute
- Organisé(e) et rigoureux(se)
- Polyvalent(e)
- Autonome
- Assertif(ve)
